Do jesieni 2019 r. polski prawodawca nie musiał przejmować się opiniami organizacji międzynarodowych, że Polska nie spełnia standardów prawa międzynarodowego w zakresie ochrony osób zgłaszających nadużycia. Wszystko zmieniło się za sprawą dyrektywy PE i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Państwa członkowskie na wdrożenie dyrektywy do prawa krajowego mają czas do 17.12.2021 r.  (więcej na temat terminu transpozycji).

Dyrektywa o ochronie sygnalistów wyznacza minimalne standardy w zakresie ustanowienia kanałów, procedur informowania o nieprawidłowościach oraz ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Poniżej przedstawione zostały najważniejsze elementy unijnej dyrektywy, które będa musiały znaleźć się w prawie krajowym państw członkowskich. W pierwszej części artykułu znajdują się kwestie dotyczące zakresu przedmiotowego oraz podmiotwego dyrektywy, warunki objęcia ochroną sygnalisty i wewnętrzne kanały dokonywania zgłoszeń. W drugiej części przedstawiona zostanie tematyka kanałów zewnętrznych, ujawnienia publicznego oraz środki ochrony sygnalisty.

Zakres przedmiotowy – jakie naruszenia można zgłaszać?

Dyrektywa wskazuje, że chronione są tylko te osoby, które zgłaszają naruszenia prawa Unii w zakresie m.in. zamówień publicznych, rynków finansowych, bezpieczeństwa produktów i żywności, ochrony środowiska, ochrony konsumentów, czy zdrowia publicznego. Należy się spodziewać, że w ustawie implementującej dyrektywę, zakres przedmiotowy naruszeń zostanie rozszerony na prawo krajowe. Rekomenduje się także, by wdrażając procedury zgłaszania nieprawidłowości w miejscu pracy, poszerzyć katalog zgłaszanych nieprawidłowości o naruszenia wewnętrzych procedur tj. regulaminy pracy, czy kodeksy etyki.

Zakres podmiotowy – kim jest sygnalista?

Sygnalistą jest osoba dokonująca zgłoszenia, która uzyskała informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z wykonywaną pracą. Może to być pracownik, osoba prowadząca własną działalność gospodarczą, akcjonariusz, wspólnik, wolontariusz, stażysta, ale także osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców. Pamiętać należy, że dyrektywa wskazuje na pracowników w rozumieniu prawa UE, co oznacza, że w warunkach polskich będą to także osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych.

Warunki objęcia ochroną osób dokonujących zgłoszenia

Aby osoba dokonująca zgłoszenia podlegała ochronie ustanowionej przez dyrektywę, musi spełnić następujące warunki.

Po pierwsze, musi mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia. Innymi słowy, jeśli sygnalista ma taką możliwość, powinien zweryfikować wiarygodność przekazywanych przez siebie informacji. Oznacza to również, że osoby, które świadomie zgłaszają informacje nieprawdziwe, nie będą podlegały ochronie. Jeśli wskutek czynności wyjaśniających, już po dokonaniu zgłoszenia, okazałoby się, że podane w zgłoszeniu informacje są nieprawdziwe, osoba sygnalizująca wciąż powinna podlegać ochronie.

Po drugie, zgłoszone przez sygnalistę informacje powinny mieścić się w zakresie przedmiotowym dyrektywy. Po trzecie, zgłoszenie powinno zostać dokonane zgodnie z procedurami zgłaszania nieprawidłowości w ramach kanału wewnętrznego, zewnętrznego lub zgodnie z zasadami ujawnienia publicznego.

Kanały dokonywania zgłoszeń

Dyrektywa ustanawia 3 kanały dokonywania zgłoszeń: kanał wewnętrzny, zewnętrzny oraz ujawnienie publiczne. Podstawowym jest kanał wewnętrzny, w ramach którego osoba posiadająca informacje o nieprawidłowościach, może zgłosić taką informację w ramach wewnętrznej procedury obowiązującej u pracodawcy. Obowiązek ustanowienia kanałów wewnętrznych dotyczy zarówno podmiotów publicznych, jak i prywatnych. Może okazać się, że wewnętrzne procedury nie działają prawidłowo i naruszeniu nie można skutecznie zaradzić wewnątrz organizacji lub też osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że zachodzi ryzyko działań odwetowych. Wtedy skorzytać można kanałów zewnętrznych – zgłoszenia do właściwego organu np. prokuratury, czy urzędu skarbowego. Ostatni kanał to ujawnienie publiczne, czyli upublicznienie informacji o nieprawidłowościach za pośrednictwem np. mediów społecznościowych, czy dziennikarzy. Ujawnienie publiczne jest możliwe tylko w ściśle określonych przypadkach, o czym będzie mowa w drugiej części artykułu.

Wewnętrzny system zgłaszania nieprawidłowości

Na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnątrz organizacji, do ustanowienia wewnętrzych procedur zobowiązane są:

  • podmioty prawne sektora prywatnego zatrudniające co najmniej 50 pracowników (limit nie dotyczy podmiotów zobowiązanych na gruncie innych przepisów np. ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu);
  • podmioty prawne sektora publicznego (państwa członkowskie mogą zwolnić z tego obowiązku gminy liczące mniej niż 10 tys. mieszkańców oraz inne podmioty sektora publicznego zatrudniające poniżej 50 pracowników).

Państwa członkowskie mają zachęcać do zgłaszania informacji o nieprawidłowościach w pierwszej kolejności w ramach kanałów wewnętrznych, gdyż pozwalają one na skuteczne rozwiązywanie problemów w ramach organizacji.

Kanały wewnętrzne powinny być obsługiwane przez wyznaczoną do tego bezstronną osobę, dział lub podmiot zewnętrzny. Sygnalista powinien dostać potwierdzenie o przyjęciu zgłoszenia w ciągu 7 dni od dokonania zgłoszenia. Co więcej, dyrektywa zobowiązuje także do przekazania w ciągu 3 miesięcy od dokonania zgłoszenia informacji zwrotnych, w jaki sposób sprawę rozpoznano. W związku z powyższym, system informowania o nieprawidłowościach powinien zapewniać możliwość wtórnego kontaktu z osobą zgłaszającą naruszenie w celu uzyskania dodatkowych informacji, czy wyjaśnień. W przypadku gdy zgłaszający podał swoje dane kontaktowe, nie będzie to żadnym problemem. Jednak w sytuacji zgłoszenia anonimowego niezbędny może się okazać system informatyczny umożliwiający skontaktowanie się z anonimowym sygnalistą. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że jakkolwiek dyrektywa nie zobowiązuje do rozpatrywania zgłoszeń anonimowych (jest to w gestii państw członkowskich), to warto zapewnić taką możliwość.

Procedury muszą umożliwiać dokonanie zgłoszenia na piśmie (mailem, listownie, poprzez aplikację) lub ustnie (telefonicznie, spotkanie bezpośrednie). Kanały przyjmowania zgłoszeń powinny zapewniać bezpieczeństwo, ochronę poufności osoby dokonującej zgłoszenie i osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu.

Polecam artykuł Dyrektywa w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii jako wyzwanie dla polskiego ustawodawcy dostępny w Monitorze Prawa Pracy 2020 nr 4, a także w systemie Legalis.