Why wouldn’t you want to hear if somebody’s telling you there’s something going wrong? Whistleblowers are a safety valve and one of the best forms of risk management that there is./ Dlaczego nie chcesz słyszeć jeśli ktoś mówi Ci, że coś jest nie tak? Sygnaliści są zaworem bezpieczeństwa i jedną z najlepszych, dostępnych metod zarządzania ryzykiem.

Elizabeth Gardiner, CEO of Protect

System zgłaszania nieprawidłowości to nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim minimalizacja ryzyka dzięki zapobieganiu i wczesnemu wykrywaniu nadużyć, co pozwala uniknąć strat finansowych oraz wizerunkowych. Wdrożenie procedury informowania o nadużyciach w miejscu pracy to także bardzo ważny krok w kierunku budowania etycznej kultury organizacyjnej w firmie, który w perspektywie długoterminowej przynosi wymierne korzyści.

Trochę danych

Rola sygnalistów przy wykrywaniu oszustw i działań korupcyjnych została potwierdzona w dostępnych danych globalnych. Zgodnie z badaniami AFCE (Association of Certified Fraud Examiners) ok. 40 % wszystkich zidentyfikowanych w przeprowadzonym badaniu przypadków korupcji zostało wykrytych dzięki sygnalistom. Ankieta przeprowadzona w 2007 r. przez PWC wśród 5400 podmiotów wykazała, że sygnaliści pomagają wykryć więcej oszustw niż bezpieczeństwo korporacyjne, audyty, rotacja personelu, zarządzanie ryzykiem i egzekwowanie prawa łącznie. Pokazuje to jak bardzo cennym źródłem informacji są osoby posiadające wiadomości o nieprawidłowościach wewnątrz firmy. Jednak aby pracownicy zgłaszali nieprawidłowości w miejscu pracy, konieczne jest zapewnienie bezpiecznego systemu informowania o nieprawidłowościach. Również wdrożenie do ustawodawstwa mechanizmów ochronnych dla sygnalistów może przyczynić się do zwiększenia liczby zgłaszanych nadużyć. Na Węgrzech w 2013 r. wprowadzono kompleksową regulację ochrony sygnalistów, a zgodnie z danymi za 2014 r. liczba zgłoszeń sygnalistów wzrosła o 143% w ciągu roku.

Wykrywanie nadużyć i nieprawidłowości

Niewątpliwie wewnętrzny system sygnalizacji poprzez zarządzanie zgłoszynymi informacjami pozwala na wczesne wykrywanie i zapobieganie nadużyciom. Rozwiązywanie problemów w ramach wewnątrzych struktur podmiotu jest najbardziej efektywne i pozwala na minimalizację ryzyka finansowego i prawnego.

Zgodnie z analizą ACFE średnio każda organizacja traci ok. 5 % przychodów w danym roku w wyniku oszustw. Możliwość zapobieżenia lub wczesnego wykrycia i zapobiegnięcia dalszym szkodom, może przynieść wymierne korzyści. Zwłasza jeśli weźmie się pod uwagę możliwe straty finansowe i wizerunkowe spowodowane upublicznieniem informacji o aferach korupcyjnych lub innych nieprawidłowościach w organizacji.

Z punktu widzenia podmiotów zarówno sektora prywatnego i publicznego system zgłaszania nieprawidłowości jest narzędziem zarządzania ryzykiem, który może okazać się bardziej skuteczny niż inne instrumenty odgórnego nadzoru nad działalnością.

Stąd też nie należy traktować wdrożenia systemu sygnalizacji tylko i wyłącznie w kategoriach obowiązku prawnego. Nawet jeszcze przed pojawieniem się aktu implementującego dyrektywę, zasadne jest wdrożenie procedur informowania o nieprawidłowościach. Po pierwsze warto wcześniej przygotować się na wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości. Dałoby to czas na przetestowanie różnych kanałów (np. aplikacja, e-mail, stacjonarna skrzynka itd.), przygotowanie kadry zarządzającej oraz osób które miałyby zarządzać zgłaszanymi informacjami. Po drugie, skuteczność systemu sygnalizacji częstokroć zależy od zaufania pracowników do pracodawcy i procedur, a na to potrzeba czasu.

Budowanie etycznej kultury w miejscu pracy

Dyskutując o sygnalistach często słyszy się, że ta instytucja kojarzy się z donosicielami, denuncjatorami i wywołuje negatywne konotacje. Stąd też zmiana postaw i nastawienia do zgłaszania nieprawidłowości wydaje się być kluczowa. Wyjaśnienie pracownikom roli i sensu instytucji sygnalisty jest nieodzowne, by zbudować zaufanie do systemu zgłaszania nieprawidłowości. Taka kultura w miejscu pracy, zgodnie z którą przekazanie pracodawcy informacji o dokonanej kradzieży, mobbingu wobec współpracowników, czy oszustwach przy współpracy z klientami – jest traktowane jako czyn godny pochwały, będzie sukcesem organizacji. Warto podkreślać, że sygnalista to osoba, która działa w dobrej wierze mając na uwadze dobro zakładu pracy tzn. jej celem nie jest zaszkodzenie innej osobie np. z powodu osobistego konfliktu. System zgłaszania nieprawidłowości ma na celu dobro zakładu pracy rozumianego jako wspólny interes pracowników i pracodawcy. Co więcej, funkcjonowanie procedur zgłaszania nadużyć w organizacji jest także elementem budowy etycznego wizerunku organizacji.